Le syndic est chargé de la tenue comptable de la copropriété. Depuis 2007, de nouvelles règles comptables ont été instaurées afin d’obtenir une image plus fidèle de la situation financière ainsi que d’assurer une plus grande transparence et lisibilité des comptes. Découvrez les principales obligations de comptabilité copropriété immobilière.

La tenue comptable de la copropriété

Pour s’assurer d’une bonne tenue des comptes, le syndic de copropriété doit respecter plusieurs règles et principes comptables.

La tenue de trois documents comptables

Le syndic a l’obligation de tenir à jour :

  • un livre journal qui récapitule les opérations journalières ;
  • un grand livre qui regroupe les opérations dans l’ensemble des comptes ;
  • une balance qui résume les soldes de fin de compte.

Une comptabilité d’engagement

Les opérations de charges et produits doivent être enregistrées dans les comptes dès lors qu’ils sont acquis et non réglés ou réceptionnés. La comptabilité syndic de copopriété doit être en partie double : une écriture au débit est automatiquement inscrite au crédit.
La durée d’un exercice est de 12 mois. Toute écriture doit comporter les mentions obligatoires.

La classification du plan comptable

Le syndic de copropriété doit tenir une liste des comptes divisée en 5 classes :

  • classe 1 : les comptes de capitaux
  • classe 4 : les comptes de tiers
  • classe 5 : les comptes financiers
  • classe 6 : les comptes de charges
  • classe 7 : les comptes de produits

L’approbation des comptes en assemblée générale

Les comptes doivent être approuvés une fois par an à la majorité des copropriétaires dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice. Le syndic a l’obligation de présenter 5 tableaux :

  • l’état financier ;
  • le compte de gestion général et budget prévisionnel ;
  • le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel ;
  • l’état des travaux et opérations exceptionnelles non clôturées ;
  • le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel.

Un compte bancaire séparé du syndic de copropriété

Pour une meilleure lisibilité des comptes, chaque copropriétaire devra ouvrir un compte bancaire.

Ces règles s’appliquent obligatoirement à toute copropriété. Cependant, il existe un dispositif allégé pour certaines copropriétés avec peu de lots qui bénéficieront d’une comptabilité simplifiée.

Sous-traiter la comptabilité d’un syndic de copropriété

Au sein d’une copropriété, il est indispensable de tenir une comptabilité. Cette mission demande des connaissances dans le domaine comptable, or tout syndic n’a pas les capacités ou le temps de s’en occuper. Pour cela, il est possible de faire appel à un cabinet d’experts-comptables dédié à la gestion des syndics de copropriété.
Beaucoup d’experts-comptables immobilier prennent en charge cette tâche ou contrôlent votre comptabilité comme le cabinet Chevaillier, pour permettre aux syndics de gagner du temps et d’éviter les erreurs dans la présentation des comptes. Ces sous-traitants mettront à votre service leur savoir-faire.
La sous-traitance de cette tâche à un cabinet d’experts-comptables est avantageuse pour les syndics qui n’auront plus à gérer les aspects administratifs et comptables.