Vous souhaitez organiser un événement, mais vous ne savez pas à quel moment vous devez lancer sa promotion. Il est important de distribuer les flyers au bon moment pour faire en sorte que l’impact soit le plus important. De même, l’organisation et la gestion de l’impression des flyers sont des étapes très importantes. Personne n’a envie de se retrouver avec un stock important de papillons sur les bras alors que l’événement est passé, tout ça parce que les flyers ont été commandés trop tardivement.
Alors une fois que vous avez déterminé la date de votre événement. Voici quelques conseils qui vous aideront dans cette tâche :
Combien de jours avant l’événement doit-on distribuer le flyer pour maximiser son efficacité ?
L’idéal pour commencer la distribution est de le faire 5 jours avant la date de l’événement.
En effet, 5 à 6 jours est un délai assez court pour créer un sentiment d’urgence chez le « prospect » qui aura tendance à garder le dépliant comme un rappel.
En plus, les gens ne vérifient pas leur boîte aux lettres tous les jours. Certaines personnes ne vérifient leur boîte aux lettres que tous les 2/3 jours.
Le faire 1 ou 2 jours avant est une date trop courte pour permettre au client de s’organiser à temps. Avec un sursis de 2 jours, il y a de fortes chances que le client ait déjà pris d’autres engagements pour cette journée. De plus, il y a un risque que les gens trouvent le dépliant dans la boîte dans les jours qui suivent l’événement, ce qui, comme vous pouvez le comprendre, serait un problème.
Il serait aussi tentant de distribuer les dépliants 10 à 15 jours avant, cependant c’est trop long pour que le client garde le flyer en guise de rappel. Il aura tendance à jeter le tract et à essayer de se souvenir de ce qui s’est passé.
De toute évidence, la question ne se pose que si le prospectus fait référence à un événement ou à une promotion dont la date d’expiration est imminente. Un dépliant générique n’a pas besoin de cette ponctualité, mais inclure une « date limite » dans le dépliant est une stratégie qui peut doubler son efficacité, ainsi que simplifier grandement l’impact de la campagne marketing et la gestion des promotions éventuelles.
Ensuite il ne faut pas oublier que 4 jours sont nécessaires pour permettre au distributeur local (vous ou une entreprise) d’éviter les jours de pluie et de répartir les pics de travail sur plusieurs jours (distribuer des publicités sous la pluie n’est pas très impactant).
Si une équipe de distribution est capable de donner 10 000 flyers en une journée, il faudra 2 jours pour distribuer 20 000 flyers.
Et s’il pleut ces deux jours-ci ?
Alors, 4 jours sont un délai suffisant pour éviter le risque de pluie et permettre au distributeur d’éliminer les pics de travail.
Dans tous les cas, plus la plage de jours que vous pouvez donner au distributeur est grande, plus la probabilité que votre dépliant soit livré un jour ensoleillé et qu’il soit lu par vos clients est grande.
En moyenne, il faut 6 jours pour imprimer et livrer les flyers au distributeur local.
Ces jours doivent être comptés à partir du jour suivant la commande et envoyés à l’imprimerie (en supposant que l’imprimerie n’a aucun problème).
Cela peut prendre 10 minutes, 3 jours ou zéro jour pour créer un graphique de flyer, si le graphique du dépliant existe déjà.
Le conseil est de prendre quelques jours pour réfléchir au message, se concentrer sur la cible (le client idéal que vous voulez toucher) et concevoir une communication efficace.
Mise en situation et exemple
Sophie veut distribuer un dépliant pour inviter des personnes voir le concert qu’elle organise dans son bar, pour la fête de la musique.
Le jour de l’événement est donc le 21 juin.
À quelle date Sophie doit-elle avoir préparé ses fichiers graphiques ? Déterminer les zones de distribution et valider sa commande en ligne ?
Eh bien, Sophie pense commander 3000 flyers qu’elle écoulera en une journée. Si on compte les 4 jours pour créer les fichiers, les 6 jours ouvrables pour la fabrication et la livraison + 5 jours à 6 jours avant la date de son concert. Sophie devra commencer à créer ses flyers le 4 juin.
Si Sophie doit faire appel à un professionnel pour créer ses fichiers graphiques elle devra là aussi ajouter du temps. En effet, la phase de briefing et de validation doit être prise en compte.
Enfin, il est conseillé d’ajouter 3 jours supplémentaires pour faire face à d’éventuels imprévus (problèmes graphiques, retards dans le transfert de la commande, etc).
Donc, si Sophie externalise ce travail et si elle veut tirer le meilleur de sa campagne de dépliants pour l’événement du 21 juin décembre, elle devra commencer à y travailler début juin.
