Les sociétés commerciales et celles civiles peuvent désormais tenir de façon dématérialisée un certain nombre de leurs registres. Il s’agit d’une disposition préconisée par le gouvernement, à travers le décret n° 2019-118 du 31 octobre 2019. Il convient donc de savoir comment assurer une gestion efficace de ces documents en ligne.
Certifier les documents par une signature électronique
Ce sont principalement les registres des délibérations des associés des sociétés commerciales qui sont autorisés à être dématérialisés. Toutefois, les procès-verbaux consignés dans ces documents doivent être horodatés et authentifiés par une signature électronique. Cette dernière est dite « avancée », par opposition aux sceaux simples. Dans ce cadre, la réglementation européenne eIDAS impose certaines exigences.
Il faut d’abord que la signature électronique avancée soit liée au signataire de manière univoque et permette de l’identifier clairement. Elle doit également être créée à l’aide de données de conception digitales et être sous le contrôle exclusif du dirigeant. Enfin, la signature avancée doit être liée à des documents bien identifiés afin que leur modification ultérieure soit détectable.
Ces obligations sont applicables aux sociétés en nom collectif (SNC), aux sociétés en commandite simple (SCS) et aux sociétés à responsabilité limitée (SARL). Les sociétés civiles (SC) et les sociétés par actions (SASU) sont également concernées.
Utiliser un logiciel de dématérialisation
Afin de piloter plus aisément les supports dématérialisés, il est judicieux de recourir à un logiciel de registres en ligne. Il s’agit d’une solution qui permet de se libérer des activités chronophages, favorisant ainsi un gain de temps et une productivité accrue.
De façon concrète, l’application permet de digitaliser les registres légaux dans un espace de stockage ultra-sécurisé. Le responsable d’entreprise peut ensuite visualiser directement les mouvements de titres depuis une plateforme. Il a aussi la possibilité de gérer virtuellement les assemblées générales, depuis l’envoi de convocation jusqu’à édition des procès-verbaux et la mise en registre.
Soulignons pour finir que le logiciel de registres en ligne s’adresse aussi bien aux Petites et Moyennes Entreprises qu’aux grandes sociétés.
