Comme un nouveau-né avec son acte de naissance, une entreprise a besoin d’un document légal pour attester de son existence. Il s’agit du Kbis. Sans lui, toute activité d’une entreprise est considérée comme dissimulée avec les risques que cela entraine. De plus, le Kbis d’une entreprise est indispensable pour réaliser de nombreuses activités. Ce document est donc d’une importance capitale dans la vie d’une entreprise. Découvrez dans cet article les mille et une raisons pour lesquelles vous ne devriez pas le négliger.

Le Kbis, qu’est-ce que c’est concrètement ?

Communément appelé Kbis, l’extrait de Kbis est un document juridique délivré à une entreprise après son inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il constitue en quelque sorte un condensé des informations essentielles sur l’entreprise.

En effet, le Kbis recense tous les actes et toutes les mentions relatives à une entreprise. On y retrouve entre autres :

  • le nom du greffe d’immatriculation,
  • la dénomination de l’entreprise,
  • le numéro SIREN et le code APE,
  • la forme juridique de l’entreprise,
  • la date de l’immatriculation,
  • le montant du capital social,
  • la durée de vie de la société dans les statuts,
  • l’adresse du siège et de l’établissement principal,
  • l’activité exercée,
  • le nom, le prénom et l’adresse du dirigeant principal,
  • le nom de domaine et du site web,
  • les décisions relatives à une éventuelle procédure collective.

Toutefois, certains éléments de ce document peuvent être amenés à changer. Vous pourrez par exemple effectuer un changement d’adresse sur le Kbis dans diverses situations.

entreprise changement adresse kbis

Quand faut-il modifier l’adresse sur le Kbis ?

L’adresse est une entité particulière parmi les informations figurant sur le Kbis. En effet, vous pouvez être amené à modifier l’adresse figurant sur le Kbis de votre société dans plusieurs situations.

Lors d’un changement d’adresse de la société

La première raison valable pour modifier l’adresse figurant sur le Kbis, c’est lorsque celle-ci change. Le Kbis porte toutes les données relatives à votre entreprise, il n’est donc pas normal que l’adresse qui y figure soit fausse.

Par exemple, vous devez changer l’adresse figurant sur le Kbis lorsque l’entreprise décide de déménager. C’est notamment le cas lorsque les associés prennent la décision de transférer le siège social de la société.

Lors d’un changement d’adresse du dirigeant

De même, lorsque le gérant ou le dirigeant d’une entreprise change son adresse personnelle, il peut être nécessaire de modifier le Kbis. Ce changement est d’autant plus important lorsque le siège de la société est fixé au domicile personnel de la société. Dans cette dernière situation, de nombreuses formalités doivent être effectuées afin de faire cette modification. Ces démarches peuvent paraitre contraignantes. Toutefois, elles sont nécessaires, car il y a un véritable enjeu juridique lié à ces modifications.

En effet, le Kbis est véritablement le passeport de votre entreprise. Il doit contenir toutes les informations importantes sur l’entreprise et ses dirigeants afin que toute personne intéressée puisse y avoir accès.

Il est donc nécessaire que les informations qu’il contient soient à jour. Dans le cas de l’adresse par exemple, faire figurer une mauvaise adresse peut vous faire manquer des courriers importants. Vous pourriez ainsi perdre un partenaire potentiel ou encore avoir des ennuis avec la justice ou l’administration.

Dans le cadre d’une obligation légale

Enfin, dans certaines situations, changer l’adresse sur le Kbis relève d’une obligation légale dans le cas où vous avez domicilié votre entreprise à votre résidence. Vous pouvez vous retrouver dans l’obligation de changer le siège social de votre entreprise (et donc de le modifier sur le Kbis) si elle est domiciliée chez vous.

Vous avez la possibilité de domicilier votre entreprise chez vous (en l’absence d’un blocage contractuel ou légal) même si votre propriétaire s’y oppose. Toutefois, lorsque le propriétaire s’y oppose, vous devez transférer le siège social de votre entreprise dans un délai de 5 ans maximum à compter de la date d’immatriculation de la société.

Les formalités pour changer l’adresse sur le Kbis

Lors d’un transfert de siège social, trois étapes doivent être remplies pour pouvoir le modifier sur le Kbis. La décision doit tout d’abord être prise lors d’une Assemblée Générale Extraordinaire et figurer sur le procès-verbal de cette assemblée.

Ensuite, la décision doit être publiée par le gérant dans un journal d’annonces légales afin de la rendre publique. Enfin, vous devrez déposer un dossier composé de nombreuses pièces au greffe du tribunal dont vous dépendez afin d’acter le changement d’adresse.

Lorsque c’est l’adresse du gérant qui change, les formalités sont similaires à peu de choses près. La décision doit également être annoncée lors d’une Assemblée Générale et être publiée dans un journal d’annonces légales. La seule véritable modification concerne le dossier dont les constituants vont varier en fonction du type d’entreprise.

Enfin, notez que si le déménagement modifie le tribunal du commerce dont vous dépendez, certaines particularités entrent en jeu. Vous devrez ainsi publier la décision dans un journal d’annonces légales pour les deux zones.

Quelles sont les fonctions du Kbis ?

En plus de son importance légale, le Kbis joue bien d’autres rôles. Il s’agit de l’un des documents les plus importants de la vie de votre entreprise. Le Kbis est par exemple indispensable pour émettre des factures juridiquement valables dans le cadre de transactions avec vos partenaires commerciaux. De même, vous en aurez besoin pour réaliser les formalités administratives pour obtenir des subventions ou participer à des appels d’offres publics.

Vous en aurez aussi besoin pour créer un compte bancaire au nom de votre compagnie, mais aussi pour débloquer les fonds déposés sur ce compte. Enfin, lors de litiges avec un tiers sur des informations portant sur l’entreprise, ce sont les données mentionnées sur le Kbis qui seront considérées comme vraies (d’où l’importance de l’actualiser régulièrement).

entreprise obtenir extrait Kbis

Quels sont les différents types de Kbis ?

Le Kbis dans sa forme la plus commune ne concerne que les personnes morales exerçant une activité commerciale. Cependant, vu l’importance du document, il existe sous plusieurs formes selon le type d’entreprise. On parle ainsi d’extrait K pour les entreprises individuelles. Les artisans quant à eux disposent d’une forme particulière de Kbis pour attester qu’ils ont le droit de pratiquer leur activité : l’extrait D1.

Enfin, les autoentrepreneurs et les associations ne disposent pas de Kbis. Les premiers justifient leur existence légale à l’aide de leur numéro SIRET tandis que les seconds n’en ont pas besoin, sauf circonstances particulières. Dans ces circonstances exceptionnelles (émission d’obligations ou de titre de créance négociable ou exercice d’opération de change), les associations doivent demander un Kbis association.

Comment obtenir votre extrait de Kbis ?

Une fois votre entreprise créée, vous recevrez un extrait Kbis par voie postale, expédié par le greffe du tribunal du commerce dont vous dépendez. Toutefois, vous aurez certainement besoin de demander d’autres exemplaires, car la validité de ce document n’est que de 3 mois.

Pour obtenir un Kbis, deux options s’offrent à vous. En premier lieu, vous pouvez (moyennant quelques euros) obtenir le Kbis de n’importe quelle entreprise en ligne (et donc de la vôtre). Il suffit pour cela de vous rendre sur un site spécialisé. Une autre option consiste à faire une demande auprès du greffe du tribunal du commerce dont vous dépendez. Vous recevrez alors un exemplaire certifié de votre Kbis.

En définitive, le Kbis est un document incontournable dans l’existence d’une entreprise. Véritable fiche signalétique, il contient tous les renseignements essentiels concernant l’entreprise et ses dirigeants comme son adresse. Au vu de l’importance de ce document, toute modification d’une des données y figurant (un déménagement par exemple) doit être prise au sérieux. Il en va de l’intérêt de l’entreprise.