Quel que soit votre secteur d’activité, vous avez indispensablement besoin de gérer votre comptabilité. Vous voudrez peut-être également assurer une veille constante des performances de vos équipes commerciales. C’est généralement dans ces deux cas que le logiciel Excel entre en jeu pour vous permettre une gestion efficace de l’administratif dans votre entreprise. Découvrez ici les fonctions de base Excel les plus incontournables pour analyser vos données !

Fonction SOMME

Dans la liste des fonctions du tableau Excel les plus connues, la fonction SOMME se retrouve en tête. Comme l’indique son nom, elle consiste à additionner les données inscrites sur une plage de cellules. Apprenez plus ici à propos de cette fonction qui est d’ailleurs la plus indiquée pour le calcul d’un devis ou l’établissement d’une facture.

Elle se formule comme suit : SOMME=(B1 ; B2 ; B3). Pour rapidement avoir la somme souhaitée, vous pouvez sélectionner la plage de cellules à ses extrémités au lieu de lister tous les éléments qui composent la cellule.

Fonction SI

C’est aussi l’une des fonctions Excel les plus utilisées. Elle permet de faire des comparaisons afin d’avoir deux résultats. Au bout de l’opération, elle permet d’affirmer si une condition est vraie ou fausse. Elle se présente comme suit : =SI(test logique ; Valeur si vrai ; Valeur si faux).

Fonction MOYENNE

C’est la fonction dont se servent généralement les secrétaires administratifs pour gérer leurs documents administratifs. Elle définit la moyenne de valeurs existant sur une plage de données. Pour ce faire, vous devez d’abord choisir la cellule concernée puis taper : =MOYENNE(….).

Dans la parenthèse, insérez les extrémités de la cellule puis tapez « Entrée ». Sa méthode de calcul ressemble de près à celle de la fonction SOMME.

Esterreur

Si le tableur Excel affiche “(DIV/0), N/A ; Valeur ! ; NOM ?” qui sont des formules ne pouvant être calculées, combinez la fonction Esterreur à la fonction SI. En cas d’erreur, vous aurez plus de facilité pour trouver une valeur précise. Elle s’écrit : “SIERREUR(formule ; que faire en cas d’erreur)”.

RECHERCHEV

C’est la fonction connue par tous quand on parle du logiciel Excel. La syntaxe est la suivante : “RECHERCHEV(Valeur à trouver ; plage de recherche ; numéro de colonne de la valeur à afficher ; correspondance)”. Cette formule vise à chercher la valeur d’une cellule dans des colonnes parallèles ou d’autres tables de données.

Il y a une contrainte qui accompagne cependant cette fonction. La valeur cherchée doit nécessairement être dans la première colonne de la plage de colonnes. Le numéro de colonne est la colonne adjacente au niveau de laquelle se retrouve la valeur recherchée. Quant à la correspondance, elle indique s’il s’agit d’une approximation ou d’une correspondance sûre. Si vous ne savez pas ce que vous recherchez, utilisez la correspondance exacte (valeur 0).

Fonction NB.SI

Avec cette fonction, vous pourrez étudier une plage de données pour faire connaître le nombre de cellules qui satisfont un critère. Contrairement à la fonction SOMME.SI, elle n’additionne pas les valeurs qui répondent au critère de recherche.

Sa syntaxe : “=NB.SI(plage de recherche ; critère de recherche)”.

Fonction Pourcentage

La fonction Pourcentage est indispensable pour connaître et suivre diverses évolutions. Pour l’appliquer, vous devez cliquer sur la cellule dans laquelle vous voulez voir afficher le résultat. Cliquez ensuite sur Pourcentage au niveau de l’option Accueil.

L’étape suivante procède de la division des deux nombres puis à en soustraire 1 afin d’en obtenir le pourcentage. La formule se présente comme suit : “=(D4/E4)-1”. Les comptables y ont souvent recours pour établir rapidement les factures.

Si vous souhaitiez maitriser les fonctions sur Excel ou simplement apprendre à maitriser cet outil, n’hésitez pas à vous renseigner pour vous former chez un organisme dédié à cela, comme Quality Training par exemple.