Dans la réalisation de leurs activités, les entreprises produisent un grand nombre de documents. Ces dossiers constitués en archives sont préservés au sein de l’entreprise pendant un certain moment. Cependant, ces données ne pourront être conservées indéfiniment. L’élimination des fichiers archivés devient alors une réponse évidente. Pourquoi effectuer une destruction d’archives en entreprise ? Retrouvez ici trois raisons indispensables pour lancer cette opération.
Pour respecter les procédures légales
La destruction des archives est un procédé qui consiste à éliminer les documents qui ont dépassé leur durée de conservation prescrite par la loi. Ces archives sont représentées entre autres par les fiches de paie, les factures ou les documents juridiques.
Pour une destruction d’archives dans votre société, vous feriez mieux de faire appel à des experts du domaine. Selon le Règlement Général sur la Protection des données (RGPD), l’archivage des documents d’entreprise est une obligation légale.
Partant de ce fait, il existe un délai de conservation des archives par type de documents. Ainsi, la destruction d’un document ne se fait qu’après l’atteinte de sa durée légale de conservation. Toujours dans le respect des procédures, vous devez faire une demande écrite à la société prestataire choisie pour que la destruction soit faite.
Par ailleurs, pour des archives publiques, la demande de suppression s’accompagne d’un bordereau délivré par l’administration des archives.
Pour un gain d’espace dans votre entreprise
Vu la masse de documents accumulée au sein de l’entreprise du fait du délai de conservation à respecter, votre salle d’archives pourrait être vite débordée. Il est donc important d’avoir une bonne stratégie d’archivage permettant de faire le tri des archives dont la durée de conservation est atteinte et de procéder à la destruction.
Par cette action de déstockage, vous disposerez de plus d’espace dans vos locaux d’archivage qui pourront être utilisés à d’autres fins.
Pour protéger les données de votre entreprise
Les archives permettent de conserver une trace écrite de vos activités. Elles s’avèrent utiles en cas d’éventuels litiges avec un client ou même avec l’administration fiscale. Cependant, les fichiers peuvent se perdre très facilement et votre entreprise pourrait être en mauvaise posture face à une fuite d’informations.
Ainsi, après le délai de conservation, la suppression des archives peut être engagée par souci de confidentialité et pour vous protéger de tout vol de vos documents sensibles. D’ailleurs, la loi autorise la destruction des informations confidentielles pour éviter qu’elles soient reproduites et diffusées illégalement.
Dans ce sens, l’élimination des archives doit répondre aux règles prescrites. Vous devez donc faire appel à une société spécialisée dans la destruction des archives. Les professionnels chargés de la suppression doivent réaliser leurs prestations selon les prescriptions de la norme NF Z 40-350 pour être en conformité avec la loi.
Pour cette raison, les archives confidentielles seront broyées soit à leur quart, soit à leur huitième sur un site de destruction sécurisé et confidentiel. Les documents ainsi réduits feront l’objet d’un recyclage.
Tout compte fait, la reconstitution des documents de votre entreprise ne pourra pas être faite à l’issue d’une bonne suppression. En définitive, la destruction des archives en entreprise est une procédure à ne pas ignorer pour une élimination sécurisée de vos archives.